FOTO : Pj. Sekda Prov Sumut Timur Tumanggor. (AktualOnline/Ist)
https://aktualonline.co, MEDAN // Pemerintah Provinsi (Pemprov) Sumatera Utara (Sumut) bersama Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan instansi daerah melakukan pemulihan, rekonstruksi, serta rehabilitasi dokumen dan arsip kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) yang terdampak bencana banjir bandang dan longsor di Aceh, Sumatera Utara, dan Sumatera Barat.
Langkah tersebut tidak hanya untuk memastikan kelancaran administrasi kepegawaian, tetapi juga menjadi bagian dari mitigasi risiko kehilangan dan kerusakan dokumen akibat bencana.
Penjabat (Pj) Sekretaris Daerah Provinsi (Sekdaprov) Sumut Timur Tumanggor menyampaikan hal tersebut pada kegiatan Penyelenggaraan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Arsip ASN Terdampak Bencana di Wilayah Kantor Regional VII BKN Medan dan Penyerahan Bantuan Dewan Pengurus Nasional KORPRI di Aula Raja Inal Siregar (RIS), Kantor Gubernur Sumut, Jalan Pangeran Diponegoro Nomor 30, Medan, Selasa (29/9/2026).
“Data dan dokumen kepegawaian diperlukan dalam berbagai proses manajemen ASN, mulai dari pengangkatan, kepangkatan, jabatan, pengembangan karier, pemenuhan hak kepegawaian, hingga proses purnabakti dan pemberian hak pensiun. Oleh karena itu, ketika arsip ASN terdampak bencana, maka proses rekonstruksi dan rehabilitasi arsip menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting dan strategis,” ujar Timur Tumanggor.
Untuk itu, Timur mengajak seluruh jajaran pengelola kepegawaian untuk terus meningkatkan kualitas pengamanan, pemutakhiran, pencadangan, dan integrasi data kepegawaian dengan tetap memperhatikan aspek keamanan informasi serta ketentuan kearsipan yang berlaku.
Menurutnya, data ASN merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan sehingga harus tetap tersedia, akurat, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Direktur Arsip Kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) BKN Ruri Citra Diani menyebutkan, berdasarkan hasil pendataan di wilayah terdampak bencana di Sumatera, terdapat 7.879 PNS pada 12 instansi di Sumut, 54.768 PNS pada 18 instansi di Sumatera Barat, dan 59.231 PNS pada 11 instansi di Aceh.
Ia juga menyebutkan, terkait percepatan pengelolaan arsip ASN, hingga 25 September 2026 sebanyak 3.516.539 arsip ASN pada 39 instansi yang terdampak bencana di Indonesia telah berhasil diselamatkan. Jumlah tersebut meningkat dibandingkan capaian pada 1 Desember 2025 yang tercatat sebanyak 1.142.925 arsip ASN.
“Capaian tersebut juga menunjukkan bahwa kesadaran ASN untuk menyimpan, men-digitalisasi arsip, juga sebagai bentuk transformasi digital manajemen ASN semakin meningkat,” ucapnya.
Sementara itu, Deputi Bidang Sistem Informasi dan Digitalisasi Manajemen ASN BKN RI Jumiati mengatakan, pengelolaan arsip ASN menjadi bagian penting dalam mewujudkan layanan manajemen ASN yang semakin mudah, cepat, dan berkualitas.
Hal tersebut sejalan dengan Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui Lemari Digital Document Management System atau LeDi-DMS.
Untuk mendukung hal tersebut, katanya, BKN menghadirkan Lemari Digital Document Management System atau LeDi-DMS sebagai bagian dari pengelolaan arsip ASN secara terintegrasi.
Arsip yang dikelola dalam LeDi-DMS tidak hanya berupa arsip yang sejak awal tercipta dalam bentuk digital atau *born digital*, tetapi juga mencakup arsip hasil alih media dari dokumen fisik.
“Dengan pemanfaatan LeDi-DMS, kita ingin memastikan bahwa Arsip ASN tidak hanya tersimpan secara digital, tetapi juga terlindungi, valid, mudah diakses, dan dapat dimanfaatkan. Pengelolaan arsip ASN secara digital menjadi salah satu fondasi penting dalam membangun layanan manajemen ASN yang semakin terintegrasi dan berbasis data,” pungkasnya. (Red/rel)
